Bengkel Paten Docs / 1. Alur Bisnis Lengkap: Customer Datang → Bayar Lunas
Masuk Aplikasi

1. Alur Bisnis Lengkap: Customer Datang → Bayar Lunas

Satu alur kerja end-to-end dari customer datang, booking, service, QC, invoice, pembayaran, sampai serah terima — lengkap dengan screenshot di setiap langkah.

Ini adalah alur utama harian bengkel. Pahami urutannya dulu, karena semua menu lain (Inventory, Finance, Reports) sebenarnya menopang alur ini. Tabel di bawah merangkum 13 langkah dari customer datang sampai kendaraan keluar.

1 Customer datang / Booking Customer datang langsung atau booking online lebih dulu. Catat di Booking Online atau langsung buka Service baru.
2 Check-in kendaraan Kendaraan masuk bengkel, kunci diserahkan, odometer dicatat, teknisi ditugaskan. Status: Checked In.
3 Inspeksi & checklist Teknisi inspeksi menyeluruh: isi observation points, checklist, foto kerusakan. Status: Inspection.
4 Job Card + estimasi Buat jobcard, susun estimasi biaya & pekerjaan. Status: Waiting Approval.
5 Approval customer via WA Estimasi dikirim ke customer via WhatsApp/Email. Customer approve atau reject.
6 Teknisi kerja + pakai parts Teknisi mengerjakan, memakai sparepart dari inventory (stok auto-berkurang). Status: In Progress.
7 Quality Control / QC Pemeriksaan akhir: test drive, cek ulang semua point. Status: QC.
8 Ready for pickup Kendaraan siap diambil. Sistem kirim notifikasi ke customer. Status: Ready.
9 Invoice dibuat Terbitkan invoice lengkap dengan parts + jasa. Status: Invoiced.
10 Pembayaran Terima pembayaran (bisa DP, cicil, atau lunas) via kasir/pos. Status: Paid.
11 Bayar Lunas Pastikan invoice full paid, tidak ada sisa tagihan.
12 Gate Pass keluar Buat gate pass + digital signature customer & teknisi. Status: Released.
13 Next service reminder Sistem jadwalkan reminder service berikutnya otomatis. Status: Completed.

Langkah 1-2: Customer datang & check-in

  1. Customer bisa booking online lebih dulu (via Customer Portal atau diinput admin) — daftar booking dikelola di Operations → Booking Online.
  2. Saat kendaraan tiba, buka Service Management → Add Service, pilih customer & kendaraan, isi keluhan, catat odometer masuk.
  3. Klik Advance ke status Checked In — timer SLA mulai berjalan.
/admin/bookings
Booking Online

Daftar booking online — kelola jadwal customer, konversi ke service dengan satu klik.

/admin/services/create
Form Service / Check-in

Form create service (check-in): pilih customer, kendaraan, service package, assign teknisi, catat odometer & keluhan.

Langkah 3-4: Inspeksi, jobcard & estimasi

  1. Teknisi isi observation points & checklist inspeksi, upload foto kerusakan. Status pindah ke Inspection.
  2. Jobcard otomatis terbuat — lengkap dengan QR Code untuk tracking. Buka di Service Management → Jobcards.
  3. Susun estimasi: pilih sparepart dari inventory (Product Picker), tambah jasa, hitung total.
/admin/services
Daftar Service / Inspeksi

Daftar semua service — filter per status 13-step workflow, cabang, teknisi, dan tanggal.

/admin/jobcards
Job Card + Estimasi

Daftar job card — print dengan QR code, assign teknisi, isi odometer, estimasi biaya & rekomendasi service berikutnya.

Langkah 5: Approval customer via WhatsApp

Saat estimasi siap, status masuk Waiting Approval. Sistem otomatis kirim estimasi ke customer via WhatsApp/Email dengan link approve/reject. Customer bisa menyetujui langsung dari HP tanpa datang ke bengkel. Jika approved → status Approved; jika reject → kembali ke inspeksi untuk revisi estimasi.

Langkah 6-7: Teknisi kerja & QC

  1. Teknisi mengerjakan service — status In Progress. Sparepart yang dipakai otomatis mengurangi stok di Inventory.
  2. Jika menunggu sparepart, status pindah ke Waiting Parts (tidak dihitung ke SLA).
  3. Setelah selesai, teknisi isi checklist QC: test drive, cek ulang semua point. Status QC → Ready.
/admin/products
Product Picker (pakai parts)

Sparepart dari inventory — teknisi memakai parts, stok otomatis berkurang dan tercatat di stock history.

/admin/services/history
Service History / Ready

Riwayat service kendaraan — semua pekerjaan, parts terpakai, teknisi, dan biaya total tercatat rapi.

Langkah 8-11: Invoice, pembayaran & lunas

  1. Terbitkan Invoice dari service — otomatis memuat parts + jasa. Bisa minta Down Payment (DP).
  2. Terima pembayaran via Payment (kas/transfer/QRIS) atau langsung di POS Terminal untuk sparepart eceran.
  3. Saat lunas, status invoice full_paid dan service status Paid. AutoJournalService mencatat jurnal otomatis.
/admin/invoices
Invoice List

Daftar invoice — 3 tipe (service/sales/parts), status pembayaran (dp_paid/full_paid), download PDF, kirim via WA/Email.

/admin/pos
POS Terminal (Pembayaran)

Terminal POS kasir — terima pembayaran, barcode scan, pilih payment method, checkout cepat.

Langkah 12-13: Gate pass & reminder

  1. Buat Gate Pass dengan digital signature customer & teknisi di Operations → Gate Passes. Status Released.
  2. Sistem otomatis menjadwalkan Next Service Reminder berdasarkan odometer/tanggal — kirim H-7, H-3, H-1 via WA/Email.
  3. Status Completed menutup alur. Semua dokumen lengkap: jobcard, invoice, payment, gate pass.
/admin/gate-passes
Gate Pass Keluar

Surat jalan keluar — digital signature customer & teknisi, print siap serah terima kendaraan.

/admin/reminders
Next Service Reminder

Reminder service otomatis — H-7, H-3, H-1 sebelum jatuh tempo, kirim via WA/Email ke customer.

Alur 13 status ini wajib dilewati berurutan. Sistem memvalidasi kelengkapan data di setiap tahap sebelum bisa Advance — jadi tidak ada langkah yang terlewat.